Technique, publié le , 6 min de lecture
Connecter un ERP à un logiciel comptable
Export de fichiers, API ou synchronisation automatique, quelles données échanger et comment éviter les écarts entre gestion et comptabilité.
Dans beaucoup d’entreprises, les factures sont créées dans l’outil de gestion, puis ressaisies ou réimportées à la main dans la comptabilité. Chaque mois, quelqu’un vérifie que les deux concordent. Relier l’ERP au logiciel comptable supprime cette double saisie et la plupart des écarts.
Quelles données faire circuler
Le plus souvent, l’échange va de l’ERP vers la comptabilité :
- les factures et avoirs de vente, avec leurs lignes de TVA ;
- les factures d’achat, si elles sont saisies dans l’ERP ;
- les règlements reçus et émis ;
- les tiers : création des comptes clients et fournisseurs.
Dans l’autre sens, la comptabilité peut renvoyer à l’ERP l’état des paiements, pour savoir quelles factures sont soldées sans attendre le lettrage manuel.
Trois façons de connecter
1. L’export de fichiers
L’ERP produit un fichier au format attendu par le logiciel comptable, importé ensuite par le comptable ou le cabinet. C’est simple et fiable, à condition que l’export respecte exactement le format et le plan comptable. C’est souvent la bonne solution quand la comptabilité est tenue par un cabinet externe.
2. L’API
Quand le logiciel comptable propose une API, l’ERP lui envoie directement les écritures, au fil de l’eau ou chaque nuit. Il n’y a plus de fichier à manipuler. Il faut en revanche gérer les cas d’erreur : un compte inexistant, une période clôturée, une coupure réseau.
3. La synchronisation automatique planifiée
Entre les deux : un traitement automatique génère le fichier et le dépose là où le logiciel comptable l’importe, sans intervention humaine.
| Méthode | Avantages | Points d’attention |
|---|---|---|
| Export de fichiers | Simple, adapté aux cabinets | Action manuelle, risque d’oubli |
| API | Temps réel, sans manipulation | Gestion des erreurs, dépend de l’API |
| Synchronisation planifiée | Automatique, sans API nécessaire | Délai entre création et import |
Les pièges classiques
- Le plan comptable. Les comptes de vente, de TVA et de tiers doivent correspondre exactement à ceux de la comptabilité. On définit une table de correspondance, validée par le comptable.
- Les arrondis de TVA. Une TVA calculée par ligne dans l’ERP et par total dans la comptabilité produit des écarts de quelques centimes. On choisit une règle et on l’applique partout.
- Les doublons. Une facture envoyée deux fois devient deux écritures. Chaque envoi porte un identifiant unique, et l’ERP garde la trace de ce qui a déjà été transmis.
- Les périodes clôturées. Une facture modifiée après la clôture ne doit pas réécrire le passé : on passe par un avoir.
La facturation électronique change la donne
Avec la généralisation de la facturation électronique entre entreprises en France, les factures transitent par des plateformes agréées dans des formats structurés (Factur-X, UBL, CII). C’est l’occasion de revoir la chaîne complète : création dans l’ERP, émission via la plateforme, intégration en comptabilité. Voir notre page automatisation.
Comment nous procédons
- Lister les flux avec vous et votre comptable : quelles pièces, dans quel sens, à quelle fréquence.
- Établir la table de correspondance des comptes.
- Développer l’échange, avec un journal de chaque envoi et des alertes en cas d’erreur.
- Tester sur un mois réel, comparer les totaux, puis mettre en production.
Si vos logiciels ne se parlent pas encore, voyez notre offre d’intégration API ou listez vos tâches de ressaisie : nous vous dirons lesquelles peuvent disparaître.