Cas client : acsent
Comment Univers Solutions a transformé les opérations d’un acteur
de la restauration et de l’hôtellerie médico-sociale
1. Le défi : Simplifier et centraliser des processus complexes
Dans le secteur exigeant de la restauration et de l’hôtellerie médico-sociale, chaque détail compte. Cet acteur, opérant à grande échelle, gérait un réseau complexe de services allant de la prise de commandes alimentaires à la gestion de menus adaptés pour des régimes spécifiques, en passant par la planification logistique des livraisons.
Leurs défis ?
- Des processus éclatés : Plusieurs outils disparates (feuilles Excel, emails, appels téléphoniques) rendaient les opérations fragmentées et sujettes aux erreurs.
- Une personnalisation chronophage : Les menus adaptés à des besoins nutritionnels spécifiques étaient gérés manuellement, augmentant les risques d’omissions.
- Logistique inefficace : Les trajets de livraison n’étaient pas optimisés, entraînant des délais prolongés et des surcoûts importants.
- Qualité de service fluctuante : Des erreurs de commande et des retards affectaient l’expérience des clients finaux, menaçant leur satisfaction et leur fidélité.
En résumé, l’entreprise avait besoin d’un système capable de centraliser ses données, d’automatiser les tâches répétitives et de fournir une visibilité en temps réel sur ses opérations.
2. La solution : Un logiciel sur mesure conçu par Univers Solutions
Face à ces défis, Univers Solutions s’est retroussé les manches et a conçu une solution logicielle complète et sur mesure, en collaboration étroite avec les équipes du client. Voici les principales fonctionnalités implémentées :
Une prise de commande en ligne intuitive
Nous avons créé une interface utilisateur fluide et accessible, permettant aux clients finaux de passer leurs commandes en seulement quelques clics. Finies les longues discussions téléphoniques et les erreurs de transcription !
Un suivi en temps réel des opérations
Grâce à des tableaux de bord interactifs, les responsables peuvent désormais surveiller chaque étape des commandes, de leur réception à leur livraison. Cela inclut des alertes automatiques en cas de retard ou d’anomalie, permettant des ajustements instantanés.
Une optimisation logistique grâce à l’Intelligence Artificielle
L’intégration d’un algorithme d’optimisation logistique a permis de planifier les livraisons de manière efficace, réduisant les temps de trajet et maximisant l’utilisation des ressources (véhicules et personnel).
Un système avancé de gestion des régimes alimentaires
Un algorithme intelligent analyse les besoins nutritionnels des bénéficiaires (allergies, restrictions médicales, préférences alimentaires) et génère automatiquement des menus personnalisés. Résultat : des commandes parfaitement adaptées, livrées sans stress pour l’équipe opérationnelle.
Formation et accompagnement continu
Univers Solutions a également assuré une formation complète des équipes opérationnelles pour garantir une transition fluide vers le nouveau système. Nous avons travaillé main dans la main pour identifier les ajustements nécessaires après la mise en place et pour assurer une adoption optimale.
3. Les résultats : Une efficacité et une satisfaction client décuplées
Les résultats parlent d’eux-mêmes :
- Réduction des erreurs de commande de 25 % : La centralisation des données et la personnalisation automatisée des menus ont considérablement réduit les risques d’erreurs humaines.
- Diminution des coûts logistiques de 15 % : L’optimisation des itinéraires et des ressources a permis de réaliser des économies substantielles, tout en accélérant les délais de livraison.
- Satisfaction client record : 92 % des utilisateurs finaux ont exprimé leur satisfaction quant à la fluidité et à la fiabilité du système.
- Un gain de temps pour les équipes : La gestion des commandes, autrefois chronophage, est désormais rapide et sans accroc, permettant aux employés de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
4. Une relation durable avec Univers Solutions
L’histoire ne s’arrête pas là. Univers Solutions continue de collaborer avec cet acteur de la restauration et de l’hôtellerie médico-sociale pour :
- Suivre les performances du système et ajuster les fonctionnalités en fonction des évolutions de leurs besoins.
- Former de nouveaux collaborateurs pour garantir une utilisation optimale du logiciel.
- Identifier de nouvelles opportunités d’optimisation, notamment dans le cadre de l’expansion de leurs activités.
Une recette gagnante pour la performance et la satisfaction
Ce projet illustre parfaitement notre mission chez Univers Solutions : transformer des défis complexes en opportunités concrètes grâce à des outils technologiques adaptés et un accompagnement humain de proximité. Dans un secteur où l’efficacité et la précision sont non négociables, cet acteur a désormais tous les outils en main pour exceller.